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Tecnología y consultoría

Imagina un mundo donde cada desafío es una oportunidad para innovar. Donde las operaciones financieras, contables, ventas, logísticas y documentales no son solo tareas, sino pasos hacia el éxito. Bienvenido a nuestra historia, donde la tecnología se convierte en tu aliada en cada paso del camino.

La historia parte con María y Marcelo, ellos son socios de una gran organización, sus empresas han crecido muy rápido y están experimentando fuertes desafíos para mantener y controlar sus operaciones al volumen de sus ventas.

Servicio de reportería

 
María y Marcelo, necesitan obtener información rápida y en línea para tomar mejores decisiones para comprar productos, ver las ventas de las clientes históricas, comportamientos de créditos, informes financieros.

Acudieron a nosotros y les desarrollamos las siguientes soluciones:

De las diferentes fuentes de datos que la empresa tenía, tanto externas cómo internas nos conectamos a cada una de ellas con procesos automatizados que nos permitieron obtener la información, transformarla y depositarla en un sólo lugar, luego cruzamos la información de todas las fuentes y la segmentamos a lómenos 3 sentidos. "Ventas", "Inventarios", "Finanzas":



Como conectamos a los diferentes datamart que diseñamos y desarrollamos dashboard que se conectan de forma directa, estos le entregan la información resumida y en indicadores que le permiten medir su desempeño y tomar decisiones gerenciales en corto periodo de tiempo:






Dada la creciente necesidad de obtener información precisa y relevante, hemos decidido implementar dashboards operativos segmentados para supervisores y jefaturas de diferentes áreas de la compañía. Cada jefatura cuenta con su propio dashboard personalizado, que mide las actividades y los objetivos organizacionales: 



¿Cuáles beneficios percibieron al implementar reportería online?

Servicio de Automatización de procesos


Marcelo y María enfrentan serios desafíos en la operatividad de su negocio. La capacidad instalada está al límite, y las personas realizan un exceso de tareas repetitivas que no aportan valor a la organización. Estos trabajos manuales no solo incrementan la posibilidad de errores, afectando la operación y retrasando los procesos, sino que también sobrecargan al equipo, disminuyendo la productividad.

A pesar de los esfuerzos por incorporar tareas de calidad para mejorar la eficiencia, los indicadores muestran que hay una carencia significativa de personal para abordar las tareas repetitivas. Esta situación deja claro que Marcelo y María necesitan urgentemente soluciones de automatización de procesos con RPA (Robotic Process Automation) para optimizar su operativa, reducir errores y liberar recursos para actividades más estratégicas.

Acudieron a AYR Solution, donde realizamos un exhaustivo levantamiento de información. Notamos que sus procesos no estaban del todo claros y no existían procedimientos escritos. Nos involucramos con consultorías en sus procesos, redactando documentos actuales y futuros con automatización. Posteriormente, desarrollamos las siguientes soluciones:

La implementación de Robotic Process Automation (RPA) ha revolucionado los procesos financieros de Marcelo y María en su organización. Al automatizar tareas repetitivas y propensas a errores, RPA ha permitido aumentar su eficiencia, reducir costos y liberar a los empleados para que se enfoquen en actividades de mayor valor estratégico. A continuación, presentamos algunas de las automatizaciones que desarrollamos:

Contabilidad y Cierre Financiero

La automatización en la reconciliación de cuentas y generación de reportes financieros permite cerrar los libros contables con mayor rapidez y exactitud. Los bots pueden realizar tareas como la validación de entradas, la comparación de datos financieros y la generación de reportes necesarios para el cierre mensual o anual. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también reduce el riesgo de errores humanos y mejora la confiabilidad de los informes financieros.

Facturación

Los bots pueden emitir facturas automáticamente conectándose al ERP de la empresa. Además, envían recordatorios de pago y actualizan el estado de las cuentas por cobrar. Al asegurar que los clientes paguen a tiempo, RPA reduce la carga administrativa del equipo financiero y mejora el flujo de caja. La automatización también minimiza los errores en la facturación, lo que contribuye a mantener una relación sólida con los clientes.

Cuentas por Pagar

RPA facilita el procesamiento de facturas de proveedores, verificando automáticamente la información y realizando pagos puntuales. Este proceso automatizado mejora las relaciones con los proveedores y evita retrasos en los pagos, lo que puede resultar en descuentos por pronto pago y mejores términos comerciales. La automatización también reduce la carga de trabajo del departamento de cuentas por pagar, permitiéndoles concentrarse en actividades más estratégicas.

Cuentas por Cobrar

Los RPA acceden a portales bancarios de los clientes y obtienen las cartolas online, ingresándolas al sistema ERP y realizando la conciliación bancaria. Este proceso garantiza una actualización constante y precisa de las cuentas por cobrar, mejorando la visibilidad y el control sobre el flujo de efectivo. La automatización de esta tarea también reduce significativamente el tiempo y esfuerzo necesarios para la conciliación manual.

Conciliaciones con SII

Los RPA acceden al portal del Servicio de Impuestos Internos (SII) y obtienen los libros de compras y ventas de la empresa. Luego, concilian esta información con el ERP y entregan los gaps para que se realice su gestión. Esta automatización no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también facilita la identificación y resolución de discrepancias, optimizando así el proceso de auditoría interna y externa.

Marcelo y María están muy contentos porque los RPA le han permitido una mayor eficiencia, precisión y control en cada etapa del proceso en la logística. A continuación, presentamos algunas de las automatizaciones que desarrollamos:

Gestión de Inventarios

Monitorear y actualizar los niveles de inventario es crucial para evitar faltantes o excesos. RPA puede automatizar este proceso, generando órdenes de compra automáticamente cuando los niveles bajan de un umbral predefinido. Esto asegura una gestión eficiente de los recursos, optimizando el uso del espacio de almacenamiento y reduciendo los costos asociados con el inventario. Además, los bots pueden realizar inventarios periódicos, asegurando que los datos sean siempre precisos y actualizados.

Seguimiento de Envíos

La transparencia en el seguimiento de envíos es esencial para la satisfacción del cliente. RPA puede rastrear envíos en tiempo real, actualizar el estado de los mismos y notificar a los clientes sobre el progreso de sus pedidos. Esto mejora la visibilidad del proceso de entrega, permite a los clientes estar informados en cada etapa y ayuda a gestionar expectativas, reduciendo así las consultas al servicio de atención al cliente.

Gestión de Pedidos

Procesar órdenes de compra y venta de manera eficiente es fundamental para asegurar que los productos lleguen a tiempo. RPA puede automatizar la recepción y validación de pedidos, coordinar las entregas y actualizar el estado de los pedidos en el sistema. Esto no solo agiliza el proceso de gestión de pedidos, sino que también reduce los errores manuales, mejora la precisión de las entregas y aumenta la satisfacción del cliente.

Marcelo y María han experimentado una transformación significativa en su organización gracias a los servicios de RPA que hemos implementado. La automatización ha mejorado la eficiencia, precisión y control en cada etapa de sus procesos de recursos humanos. A continuación, presentamos algunas de las automatizaciones que hemos desarrollado para ellos:

Onboarding de Empleados

La automatización del proceso de onboarding ha revolucionado la manera en que se integran los nuevos empleados. Los RPA se encargan de crear perfiles, asignar equipos y configurar accesos a los sistemas y aplicaciones necesarios. Este enfoque no solo acelera el proceso de incorporación, sino que también garantiza que todos los pasos se completen de manera uniforme y sin errores. Los nuevos empleados pueden comenzar a ser productivos desde el primer día, y el seguimiento del progreso del onboarding asegura que nada se pase por alto.

Gestión de Nómina

La gestión de nómina, una tarea crítica que requiere precisión y puntualidad, ha sido simplificada con RPA. Los bots calculan automáticamente los salarios, generan recibos de pago y realizan transferencias de fondos a las cuentas de los empleados. Esta automatización minimiza el riesgo de errores en los cálculos de nómina y garantiza que todos los empleados reciban su pago a tiempo. Además, los bots pueden gestionar deducciones, impuestos y otros ajustes necesarios, proporcionando informes detallados para auditorías y análisis financieros.

Gestión de Beneficios

Administrar los beneficios de los empleados ya no es un proceso complejo y propenso a errores gracias a RPA. Los bots automatizan la inscripción en programas de beneficios, actualizan datos personales y gestionan los beneficios de manera eficiente. Pueden manejar inscripciones durante los períodos de apertura, actualizar cambios en el estado de los empleados y asegurar que todos los beneficios se administren correctamente. Esta automatización mejora la precisión y libera al equipo de recursos humanos para que se concentre en tareas más estratégicas, mejorando la experiencia general de los empleados.

Marcelo y María han visto una mejora notable en sus procesos de conformidad y auditoría gracias a la implementación de RPA. La automatización ha proporcionado una mayor eficiencia y precisión en tareas clave. A continuación, presentamos algunas de las automatizaciones que hemos desarrollado para ellos:

Generación de Reportes

La creación y distribución de reportes de cumplimiento normativo se ha vuelto una tarea automática y sin complicaciones. Los RPA generan reportes detallados y los distribuyen a las partes interesadas, asegurando que la empresa cumpla con todas las regulaciones de manera oportuna. Esta automatización elimina el riesgo de errores humanos y reduce significativamente el tiempo requerido para la elaboración de reportes, permitiendo que el equipo se concentre en análisis más estratégicos y proactivos.

Auditorías Internas

La automatización de los procesos de auditoría interna ha revolucionado la manera en que se revisa el cumplimiento y se detectan inconsistencias. Los RPA pueden realizar auditorías exhaustivas y periódicas, comparando datos y procesos para identificar discrepancias. Esto no solo mejora la precisión de las auditorías, sino que también permite una detección más rápida de posibles problemas, facilitando una respuesta inmediata y efectiva para corregir cualquier inconsistencia.

Monitoreo de Transacciones

Vigilar las transacciones financieras en tiempo real es crucial para la seguridad y la integridad financiera de cualquier organización. Los RPA pueden monitorear continuamente las transacciones, detectando actividades sospechosas y notificando al equipo correspondiente para una acción inmediata. Esta automatización reduce el riesgo de fraude y asegura que todas las transacciones se realicen de acuerdo con las políticas y normativas establecidas, proporcionando una capa adicional de seguridad y confianza.

¿Cuáles beneficios percibieron al implementar RPA?

La implementación de RPA transformó la manera en que Marcelo y María gestionaban su empresa, llevándola a un nuevo nivel de eficiencia y competitividad. En "Ayr Solution," estamos comprometidos a ofrecer soluciones tecnológicas que impulsen el éxito de nuestros clientes.

Servicio de WMS

Marcelo y María enfrentan un nuevo desafío: la gran cantidad de pedidos y la ineficiencia en la gestión de inventarios sin un sistema de administración de posiciones (WMS) están afectando la satisfacción de sus clientes. Los problemas incluyen:

  • Entregas tardías: Los retrasos en las entregas perjudican la confianza y la satisfacción del cliente.
  • Ajustes de existencias que generan pérdidas: La falta de precisión en el inventario resulta en pérdidas económicas significativas.
  • Incapacidad del sistema ERP para administrar los inventarios de manera eficiente: Su ERP actual no puede manejar adecuadamente las complejidades del inventario, se limita a tener sólo las cantidades generales que ingresan o salen de los almacenes.
  • Dependencia excesiva en empleados clave: La necesidad de personal que conozca a fondo los productos crea vulnerabilidades operativas si estos empleados no están disponibles.
  • Errores en la preparación de pedidos: La ausencia de un sistema automatizado aumenta la probabilidad de errores en los pedidos.
  • Baja visibilidad de inventarios: La falta de información en tiempo real dificulta la toma de decisiones estratégicas.

En busca de una solución, acudieron a Ayr Solution para implementar un sistema WMS. Nosotros contamos con nuestro Framework Apepi. Este framework flexible y customizable nos permitió desarrollar un WMS que puede adaptarse rápidamente a los contextos logísticos de diferentes clientes A continuación, presentamos algunas características clave del sistema integral Apepi y su WMS implementado por Ayr Solution:

En Ayr Solution, entendemos la importancia de un sistema de gestión de almacenes eficiente y efectivo. Por eso recomendamos nuestro sistema Apepi, una solución integral que se destaca en el mercado por su accesibilidad y poderosas funcionalidades. A continuación, destacamos las características clave de nuestro Framework y cómo se compara con otros sistemas WMS disponibles:

  1. Flexible y Adaptable: Apepi ofrece una plataforma altamente personalizable que se adapta a las necesidades específicas de cada negocio, a diferencia de otras soluciones que pueden ser rígidas y menos flexibles. Apepi puede ser modificado y desarrollado rápidamente según los cambios que el cliente requiera.

  2. Integración Completa: A diferencia de muchos otros WMS que requieren integraciones manuales o complejas con otros sistemas empresariales, Apepi ya tiene API claves que se integra de manera fluida con otros módulos de nuestro sistema, como Ventas, Compras, y Contabilidad, proporcionando una solución de gestión empresarial totalmente integrada. Además, nuestro framework nos permite rapidamente conectarnos a diferentes fuentes de datos que existen hoy en día en los ERP.

  3. Automatización de Procesos: Automatiza procesos clave de almacén como el seguimiento de inventario, las órdenes de compra, y la gestión de pedidos, lo que reduce significativamente el riesgo de error humano y aumenta la eficiencia operativa.

  4. Seguimiento en Tiempo Real: Apepi proporciona capacidades avanzadas de seguimiento en tiempo real que permiten a los usuarios monitorizar el estado del inventario y las operaciones de almacén al instante, una característica que no todos los sistemas WMS pueden ofrecer.

  5. Costo-Efectivo: Siendo una solución de código en Python, es particularmente coste-efectiva, ofreciendo muchas de las funcionalidades de sistemas premium sin el alto costo asociado.




En AYR Solution, buscamos constantemente las tecnologías más avanzadas para mejorar las operaciones de nuestros clientes. Por eso hemos integrado un avanzado Framework de Simulación de Rutas en nuestro sistema Apepi para la gestión de almacenes, lo que optimiza significativamente el proceso de recolección de pedidos.

¿Qué aporta nuestro Framework de Simulación de Rutas a la recolección de pedidos?

Nuestro Framework de Simulación de rutas es una herramienta diseñada para abordar y resolver desafíos complejos de optimización de rutas. Con esta tecnología, Apepi puede planificar las rutas más eficientes dentro del almacén. Esto permite no solo acelerar los tiempos de recolección, sino también minimizar el esfuerzo requerido, facilitando a nuestros clientes manejar un mayor volumen de pedidos de manera más precisa y en menos tiempo.

Beneficios Clave de Usar Nuestro Framework de Simulación de Rutas en Apepi:

  • Eficiencia Mejorada: Optimiza las rutas de recolección para que los operarios se muevan de manera más eficiente, reduciendo significativamente el tiempo total de recolección.

  • Reducción de Costos: Al mejorar la eficiencia de las rutas, se reducen los costos operativos gracias al mejor uso del tiempo y los recursos.

  • Mejora en la Satisfacción del Cliente: Una recolección más rápida y precisa asegura que los pedidos sean procesados y enviados con mayor celeridad, aumentando la satisfacción del cliente.

En AYR Solution, nuestro Framework de Simulación de Rutas es un componente esencial de nuestro sistema Apepi, garantizando que la recolección de pedidos sea lo más eficaz y eficiente posible. Nos enorgullecemos de ofrecer soluciones que no solo cumplen con las expectativas de nuestros clientes, sino que las superan.


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